Der Rheinisch-Bergische Verein Freie Christliche Schulen e.V. ist als Schulträger Arbeitgeber für alle Mitarbeiter der Schulen. Für die Bezirksregierung ist er der alleinig verantwortliche Ansprechpartner in allen Schulangelegenheiten.
Die Vertretung des Vereins und die Führung der operativen Geschäfte übt laut Satzung ein gewählter Vorstand aus. Dieser besteht aus drei Personen, derzeit Claudia Orth, Günter Schwaderlapp und Herbert Dannert.
Als anerkannte Ersatzschulen erhalten die Schulen Zuschüsse des Landes nach dem Ersatzschulfinanzierungsgesetz. Diese betragen 87% der Kosten einer öffentlichen Schule. Gesetzlich vorgegeben ist, dass eine private Ersatzschule die fehlenden 13% als Eigenleistung selbst aufbringen muss.
Über die regulären Aufwendungen einer öffentlichen Schule hinausgehende Leistungen werden nicht refinanziert und müssen durch die private Ersatzschule zu 100% selbst aufgebracht werden (wie z.B. zusätzliche Lehrkräfte, kleinere Lerngruppen, IT- und Verwaltungsmitarbeiter, zusätzliche Hausmeister, Buchführung, Steuerberater, Beratungskosten, einen großen Anteil der Investitionen, Marketing, etc.).
Bezogen auf das gesamte jährliche Schulbudget beträgt die Refinanzierungsquote deshalb keine 87%, sondern tatsächlich nur ca. 72% bei der Grundschule und ca. 78% bei der Gesamtschule und dem Gymnasium.
Der Freundeskreis Rheinisch-Bergischer Verein Freie Christliche Schulen e.V. unterstützt die Schulen – vor allem in finanzieller Hinsicht. Mit ihm schließen die Eltern einen Vertrag über die Elternbeiträge.
Die SV Service GmbH ist eine 100%tige Tochter des Freundeskreises. Zu ihren Hauptaufgaben gehören die Organisation und Durchführung des Schülerspezialverkehrs für die Grundschule und die Gebäudereinigung aller Schulen.
